28 Mar Come organizzare un evento di successo: WHATS Next Talk
Ovvero: come organizzare un evento gratuito con più di 200 persone, poco budget, parlando di donne e tecnologia.
WHATS NEXT TALK è una conferenza che si è tenuta a Dueville (VI) il 10 Marzo 2017
per condividere le esperienze di 8 donne che hanno avviato progetti professionali nella tecnologia e incoraggiare tutte le altre a perseguire una carriera STEM.
A fine Gennaio Alessia Camera mi ha proposto di contribuire all’organizzazione del Talk: anche io mi sono costruita una professionalità grazie alla tecnologia e sono molto orgogliosa di aver collaborato a questo evento.
Ma l’emozione e il coinvolgimento non bastano: per ogni progetto digitale di ampio respiro serve anche un team appassionato, visionario ed entusiasta.
Tutti noi del team siamo così e abbiamo trasferito questo mood anche nella comunicazione, divertendoci e conoscendoci strada facendo.
Ognuno si è focalizzato sulla sua specialità con un approccio orientato ai risultati per non disperdere budget strada facendo.
Mentre un team lavorava sulla parte di sponsorizzazioni e partnership con enti e istituzioni, il team digitale ha lavorato interamente da remoto comunicando con chat online e collaborando con gli strumenti di Google Drive.
Costruito il team, per realizzare un evento di successo serve una Digital Strategy pianificata bene ed eseguita anche meglio.
La chiamiamo Digital Strategy, ma sarebbe più corretto dire “strategia declinata sui canali a disposizione, in cui il digitale gioca un ruolo fondamentale.”
Andiamo a vedere quali sono stati i passi fondamentali per l’evento.
1. Obiettivo
Ogni strategia deve avere ben chiaro l’obiettivo: noi volevamo portare a Dueville più di 200 persone, con 45 giorni di tempo. La vendita dei biglietti su EventBrite, dove controllavamo l’andamento delle iscrizioni, è stato il principale indicatore dell’andamento dell’attività.
I canali digitali sono una grande risorsa perché offrono la possibilità di misurare i risultati delle azioni e di fare correzioni e aggiustamenti tempestivi.
2. Target
Il digitale ci ha permesso di individuare con precisione il pubblico target, sia per base demografica che geografica, e realizzare tattiche mirate.
3. Canali e Tattiche
Abbiamo individuato i canali specifici, creato tattiche e individuato i sotto-obiettivi per ciascuno.
Per i social ci siamo concentrati su Facebook e Instagram , con 2 piani editoriali distinti accomunati dall’obiettivo di spingere le iscrizioni su EventBrite.
Abbiamo poi lavorato di Digital PR, stringendo partnership con blogger e media partner regionali.
Il lavoro svolto online ha dato da subito i suoi frutti in termine di interesse spontaneo attorno all’evento.
Da qui siamo stati contattati da giornalisti che si sono offerti di pubblicarci, sia online che su carta.
4. Go Live e Risultati
Vista le partecipazione all’evento possiamo dire che è stato un successo:
279 biglietti venduti e +200 persone presenti all’evento.
I risultati organici sono stati ottimi e ci hanno permesso di contenere il budget pubblicitario a poche decine di euro nelle 2 settimane precedenti all’evento per massimizzare la reach.
La combinazione di contenuti organici e campagne sponsorizzate ha prodotto un engagement molto elevato sulla pagina e +30.000 visualizzazioni video nelle 4 settimane precedenti l’evento.
I singoli discorsi sono stati diffusi live su Instagram e riassunti su Facebook con un post per ogni relatrice.
Visti i risultati quantitativi possiamo dirci soddisfatti dell’evento e capitalizzeremo questa esperienza per le prossime volte, anche dal lato pratico.
Per esempio, è fondamentale dotarsi di un cavalletto da smartphone e prevedere sempre il WiFi per lo staff che fa la diretta live.
Ai risultati quantitativi vorrei aggiungere anche delle metriche qualitative, perché contano anche i sorrisi, gli sguardi che si accendono quando cominciano a pensare a cose insolite e le mani che si stringono conoscendo persone nuove.
Qui ci sono le slide complete con il dettaglio di strategia e tattica. Buona lettura!
